2017-09-25

Rapport de recommandations concernant l’octroi d’un contrat pour la fourniture de batteries d’accumulateurs pour véhicules (appels d’offres 15-14023 et 16-15500), déposé le 25 septembre 2017

Résumé

Plusieurs manquements graves de la part des représentants de la Ville de Montréal lors de l’octroi du contrat après deux appels d’offres ont été notés. En aucun cas cependant les entreprises impliquées n’ont commis d’acte répréhensible. Le Service de l’approvisionnement a manqué à ses obligations de bonne foi à l’égard du plus bas soumissionnaire du premier appel d’offres, initialement avisé d’une recommandation d’attribution du contrat en sa faveur. Ce fournisseur n’a pas été informé de l’interruption du processus ni averti du lancement en parallèle d’un nouvel appel d’offres pendant que deux périodes de prolongations de la validité de ses prix ont été obtenues de sa part. Il a été recommandé que l’entente-cadre conclue après le deuxième appel d’offres soit résiliée et que le processus d’appel d’offres soit recommencé.

EXPOSÉ SOMMAIRE

Cette enquête de l’inspecteur général de la Ville de Montréal vise le processus suivi par la Ville de Montréal qui a mené à l’adjudication d’une ententecadre d’une durée de trois (3) ans à Uni-Select Québec inc. (Centre de pièces Gagnon) pour la fourniture de batteries d’accumulateurs pour véhicules et équipements motorisés pour un montant maximal de 1 143 199,11 $, taxes incluses (résolution CG16 0706).

L’enquête a permis de révéler plusieurs manquements graves de la part des intervenants de la Ville de Montréal lors de l’octroi du contrat. En aucun cas cependant les entreprises impliquées n’ont commis d’acte répréhensible.

En effet, le Service de l’approvisionnement de la Ville de Montréal a d’abord lancé un premier appel d’offres (1514023) le 25 novembre 2015, pour lequel le plus bas soumissionnaire conforme était Power Battery Sales Ltd. (East Penn). Dès janvier 2016, le Service de l’approvisionnement a annoncé au représentant d’East Penn que l’entreprise serait recommandée comme adjudicataire du contrat et, après avoir obtenu l’accord de celuici, a conclu une entente temporaire d’achat visant à permettre à la Ville de s’approvisionner en batteries auprès d’East Penn en attendant l’octroi officiel du contrat par les instances décisionnelles.

Cependant, voilà qu’en février 2016, des représentants du Service du matériel roulant et des ateliers (le service requérant) formulent des réticences à l’égard du devis technique de l’appel d’offres et de la soumission déposée par East Penn. Ils prétendent que ceuxci ne répondent pas aux besoins de leur service, besoins qu’ils avaient pourtant manifestés aux représentants du Service de l’approvisionnement lors de la période de conception des documents d’appel d’offres.

À la miavril 2016 se tiendra une conférence téléphonique entre des représentants du Service du matériel roulant et des ateliers et des représentants du Service de l’approvisionnement de la Ville. Au terme de cette conférence, il a été unanimement décidé de mettre fin à l’appel d’offres 1514023 et de recommencer le processus d’appel d’offres.

L’enquête révèle cependant que le Service de l’approvisionnement n’annulera pas l’appel d’offres 1514023 et décidera plutôt de lancer un nouvel appel d’offres en parallèle (1615500), sans jamais informer East Penn. Bien au contraire, East Penn demeurera dans l’attente que le contrat découlant de l’appel d’offres 1514023 lui soit octroyé. Le Service de l’approvisionnement, quant à lui, maintiendra le représentant d’East Penn dans l’illusion que les instances décisionnelles octroieront le contrat à l’entreprise, en lui demandant de prolonger à deux (2) reprises la période de validité de la soumission déposée et en reconduisant l’entente d’achat temporaire. En tout et partout, la soumission d’East Penn, initialement valide pour une période de cent vingt (120) jours jusqu’à la miavril 2016, sera maintenue pendant plus de neuf (9) mois – soit jusqu’au 30 septembre 2016 – sans jamais que le représentant d’East Penn ne soit mis au courant du fait que le processus a été interrompu.

Lorsque questionné sur la raison pour laquelle l’appel d’offres 1514023 n’a pas été annulé, le chef de section du Service de l’approvisionnement déclare qu’après discussion avec son directeur, il a été jugé préférable de conserver la possibilité d’octroyer le contrat à East Penn dans l’éventualité où le plus bas prix reçu en réponse à l’appel d’offres 1615500 serait trop élevé et ne conviendrait pas au service requérant.

Au surplus, l’enquête révèle que même lorsque le représentant d’East Penn a communiqué avec le Service de l’approvisionnement pour connaitre l’évolution du dossier, il a été induit en erreur et est demeuré dans l’ignorance de la situation jusqu’au 4 novembre 2016, alors que l’appel d’offres 1615500 avait été lancé le 3 août 2016. Même au 4 novembre 2016, le représentant d’East Penn ne connaitra pas l’ampleur réelle de la situation. Ce n’est que le 12 décembre 2016 que le chef de section du Service de l’approvisionnement l’informera que les instances ont décidé d’aller de l’avant avec l’appel d’offres 1615500.

Les faits démontrent que le Service de l’approvisionnement a trompé East Penn dans ses attentes légitimes. L’inspecteur général conclut que le Service de l’approvisionnement a agi de manière contraire aux exigences de la bonne foi les plus fondamentales et a manqué à son obligation d’information en n’informant pas l’entreprise des développements importants dans le dossier qui compromettaient de façon définitive l’octroi du contrat.

L’inspecteur général souligne que le Service de l’approvisionnement n’a jamais mentionné dans le sommaire décisionnel préparé pour l’appel d’offres 1615500 le fait que la Ville avait déjà publié l’appel d’offres 1514023. Ainsi, les élus – derniers gardiens de la conformité des processus contractuels – n’ont jamais été informés de la situation.

L’inspecteur général considère qu’il ne peut permettre de donner librecours à l’ententecadre découlant de l’appel d’offres 1615500, puisque les circonstances de son lancement portent gravement atteinte à l’intégrité du processus d’appel d’offres 1514023 et est contraire au comportement auquel on s’attend d’une municipalité.

L’inspecteur général recommande ainsi que l’ententecadre conclue avec Centre de pièces Gagnon pour la fourniture de batteries d’accumulateurs soit résiliée et que le Service de l’approvisionnement recommence le processus d’appel d’offres.

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Rapport de recommandations concernant l’octroi d’un contrat pour la fourniture de batteries d’accumulateurs pour véhicules (appels d’offres 15-14023 et 16-15500), déposé le 25 septembre 2017