2020-09-21

Rapport de recommandations sur la gestion contractuelle des appels d’offres de groupes électrogènes à l’Office municipal d’habitation de Montréal

Résumé

Enquête sur le processus d’octroi et d’exécution de contrats de groupes électrogènes à l’Office municipal d’habitation de Montréal. Des ingénieurs chargés par l’OMHM de préparer les devis électriques sollicitent l’aide de distributeurs de génératrices pour déterminer les spécifications techniques requises ou identifier un produit de référence. Cette participation d’un sous-contractant potentiel à la préparation de l’appel d’offres en mine l’intégrité. Le rapport formule des recommandations afin d’éviter que les situations décrites ne se reproduisent.

EXPOSÉ SOMMAIRE

Ce rapport porte sur le processus d’octroi et d’exécution de contrats de groupes électrogènes à l’Office municipal d’habitation de Montréal (ci-après « OMHM »).

L’OMHM est un organisme municipal qui gère des logements pour des personnes à faibles revenus sur l’Île de Montréal. Dans le cadre de son mandat, elle doit procéder à l’adjudication de contrats découlant d’appels d’offres publics visant le remplacement ou l’ajout de génératrices qui seront installées dans ses immeubles. Ces génératrices servent à alimenter l’édifice en électricité en cas de pannes de courant et sont exigées par le Code du Bâtiment. L’enquête menée par le Bureau de l’inspecteur général a porté les contrats à trois étapes du processus d’acquisition de groupe électrogène, soit:

  • les contrats de services professionnels octroyés par l’OMHM à des firmes d’ingénieurs pour la rédaction des documents d’appels d’offres visant, exclusivement ou accessoirement, l’installation ou le remplacement d’un groupe électrogène;
  • les contrats d’exécution de travaux découlant de ces appels d’offres octroyés à des entrepreneurs généraux;
  • les sous-contrats entre les entrepreneurs généraux et des distributeurs de génératrices.

En premier lieu, l’OMHM octroie un contrat de service professionnel à une firme d’ingénieurs pour la conception des devis électriques du futur appel d’offres de l’OMHM. C’est dans ces devis électriques que se trouvent les spécificités techniques de l’éventuelle génératrice à inclure dans l’édifice. En second lieu, un appel d’offres public est publié par l’OMHM visant le remplacement ou l’ajout d’un groupe électrogène, qui peut aussi inclure d’autres types de travaux de construction, dont les soumissionnaires sont des entrepreneurs généraux. Il est de la responsabilité de ces derniers de proposer dans leur soumission une génératrice qui répond aux exigences du devis préparé par les ingénieurs. Pour ce faire, en troisième lieu, ils contractent avec un distributeur de génératrice afin d’acquérir un modèle conforme aux spécificités techniques.

L’enquête du Bureau de l’inspecteur fait ressortir l’étroite relation entre les ingénieurs responsables de la conception des devis et les distributeurs de génératrice ainsi que les conséquences de cette relation sur l’intégrité et la saine concurrence de l’appel d’offres public à venir.

L’enquête a permis de révéler que des ingénieurs responsables de la conception de ces devis pour l’OMHM sollicitent l’assistance de distributeurs pour la conception des devis jusqu’à la publication de l’appel d’offres. Il découle de cette collaboration que le distributeur peut ainsi influencer la rédaction du devis en obtenant l’insertion d’exigences qui avantageront son produit lors de l’éventuel appel d’offres. L’inspectrice générale estime que les constats révélés durant l’enquête doivent être dénoncés à l’OMHM afin que des mesures soient prises pour d’éviter qu’ils ne se reproduisent et assurer le traitement équitable des concurrents lors de ces appels d’offres.

D’abord, l’inspectrice générale constate que des distributeurs participent à la rédaction des devis pour le groupe électrogène à la demande d’ingénieurs justement embauchés par l’OMHM pour faire ce travail. Les ingénieurs rencontrés expliquent que cette pratique est nécessaire puisque les distributeurs sont les experts du fonctionnement d’une génératrice. Il appert que ce travail, pour les distributeurs, fait partie d’une stratégie plus globale visant à maintenir de bonnes relations avec les ingénieurs et augmenter leurs opportunités de vente. Des distributeurs n’hésitent pas non plus à contacter des ingénieurs durant la publication de l’appel d’offres afin de leur soulever les aspects les plus insatisfaisants du devis à leur égard.

L’enquête révèle également que des portions du devis rédigé par le distributeur se retrouvent ensuite intégralement dans le devis final de l’appel d’offres public. Les distributeurs qui participent à la rédaction des devis peuvent ainsi proposer des exigences qui avantagent leurs produits lors de l’appel d’offres. Il peut s’agir de spécifications relatives à la puissance du moteur, au choix de l’alternateur ou du produit de référence dans le devis. Pour trois des appels d’offres analysés, le devis disponible au SEAO était un copier-coller de celui obtenu du distributeur sans aucune modification.

L’inspectrice générale constate que cette collaboration entre ingénieurs responsables de la conception des devis et distributeurs dépasse la simple collecte d’information quant aux modèles de génératrices disponibles sur le marché. Des distributeurs réalisent de cette manière au moins une partie du mandat de rédaction des devis de groupe électrogène des ingénieurs. Cette pratique qui ne peut être tolérée, car elle augmente les risques que le devis qui en découle avantage le distributeur consulté lors de la publication de l’appel d’offres.

Il y a conflit d’intérêts apparent lors qu’un distributeur propose des caractéristiques descriptives pour un appel d’offres dans lequel son produit pourrait être acheté par les soumissionnaires. En conséquence, il y a tout lieu de craindre que des exigences proposées par les distributeurs ne soient pas désintéressées à cause du gain potentiel qui résulterait de l’appel d’offres à venir.

Les ingénieurs qui sollicitent une telle assistance dénaturent l’objet même des contrats de services professionnels que l’OMHM leur octroie en tant qu’experts-conseils indépendants. C’est à eux que revient la responsabilité de déterminer les besoins de leur client et de rédiger des devis en termes de performance ou d’exigences fonctionnelles du groupe électrogène à installer dans les immeubles de l’OMHM.

Avant la publication de ce rapport, le bureau de l’inspecteur général a rencontré les responsables de l’OMHM afin de leur exposer les constats de l’enquête. Il en découle des propositions de la part de l’organisme afin d’éviter leur répétition pour l’avenir. Entre autres mesures, des modifications seront apportées aux contrats de services professionnels visés par l’enquête pour rappeler les obligations de rédaction de devis prévues par la loi. Leur respect aura pour effet d’atténuer les risques constatés durant son enquête. L’inspectrice générale recommande également des modifications aux documents contractuels visant à interdire à toute personne ayant participé à l’élaboration des documents d’appel d’offres de soumissionner ou d’être sous-contractant dans le contrat qui en découle.

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